No se aceptarán certificados caducados. b Acceso de los trabajadores: A fin de garantizar la simetría en el acceso a los datos, vale decir, lograr que las partes de la relación laboral cuenten con la misma cantidad y calidad de información, los sistemas mantendrán un perfil de usuario para que los trabajadores tengan acceso permanente e irrestricto a todos los antecedentes que respecto de ellos mantenga el sistema.
Para lograr el objetivo señalado, las plataformas deben permitir la entrega de un mecanismo de identificación único para cada trabajador Claves, por ejemplo , de manera tal que los dependientes puedan consultar sus registros desde cualquier lugar, a cualquier hora y por un periodo histórico mínimo de 5 años, en caso de que la antigüedad del dependiente iguale o exceda dicho término.
Lo señalado debe entenderse sin perjuicio de las alternativas que los sistemas contemplen para identificar a un trabajador previo a realizar una marcación, tales como; biometría, cédulas de identidad, etc. c Acceso de los empleadores a la plataforma: Los empleadores deben tener acceso a toda la información de los sistemas con un perfil de administrador que les permita revisar los datos del sistema y si corresponde, utilizar las herramientas contempladas en el presente informe, tales como las modificaciones de marcaciones.
d Acceso de terceros a la plataforma: Los sistemas podrán permitir el acceso de terceros a la información contenida en la base de datos del registro de asistencia en los siguientes casos:. El legislador ha señalado las consecuencias del incumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de dar respecto de la subcontratación, habilitando a las respectivas compañías a requerir documentación que acredite el acatamiento de las disposiciones legales.
No obstante, el cumplimiento efectivo de la jornada de trabajo consiste en una obligación de hacer, respecto de la cual la normativa legal no se pronuncia. De este modo, no existe inconveniente para que las empresas principales o mandantes accedan a la información de los trabajadores contenida en las respectivas bases de datos, en la medida que se respete la privacidad en el tratamiento de los datos de los dependientes y la finalidad del acceso sea velar por el cumplimiento de la normativa laboral y previsional vigente y no, por ejemplo, modificar la forma u oportunidad de la prestación de los servicios, como ocurriría si a consecuencia del acceso al registro de asistencia la empresa principal intentare alterar los turnos de los dependientes.
Es dable estimar, además, que un sistema integrado para todos los establecimientos del empleador, por ejemplo, permitirá a la empresa principal velar porque los trabajadores no realicen dobles turnos excediendo su jornada laboral, propendiendo al cumplimiento de la normativa del ramo.
En suma, el acceso señalado en este literal debe permitir visualizar y descargar informes, pero en ningún caso realizar modificaciones en el sistema de registro y control de asistencia.
Si bien la obligación de controlar la asistencia de los trabajadores corresponde a las empresas usuarias, no existe inconveniente para que los empleadores -empresas de servicios transitorios- tengan acceso a la información de sus trabajadores, dada la relación laboral directa que existe entre ambos.
Sin embargo, el acceso señalado debe considerar sólo un perfil de usuario, vale decir, sin posibilidad de realizar modificaciones o correcciones a la información contenida en el sistema. Reportes: A fin de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización, las plataformas deberán contemplar de manera destacada en su menú inicial, un botón exclusivo para la Dirección del Trabajo, denominado "Reportes DT" el cual, una vez seleccionado, desplegará un menú que contendrá, en el mismo orden y bajo la misma nomenclatura, los siguientes reportes exhibiendo, en cada caso, sólo las columnas con la información que se indica a continuación:.
a Reporte de asistencia: El sistema contemplará un informe relativo a la asistencia diaria de uno o más trabajadores. El reporte señalará al principio el nombre completo y cédula nacional de identidad de cada trabajador consultado, y sólo contendrá las siguientes columnas:.
En la misma columna, se indicará, además, cualquier otra circunstancia que el empleador considere relevante respecto de la respectiva inasistencia, como el hecho de haber sido subsanada con posterioridad a su ocurrencia, por ejemplo, mediante la solicitud de un permiso con o sin goce de remuneraciones aprobado por la empresa.
b Reporte de jornada diaria: Debe ser posible consultar la información relativa a la cantidad de horas ordinarias laboradas respecto de uno o más trabajadores, incluyendo los descansos que correspondan por el tipo de servicios prestados.
El reporte señalará, al principio, el nombre completo y cédula nacional de identidad del trabajador consultado y sólo contendrá las siguientes columnas para cada día:. De este modo, esta columna podrá contener hasta 4 eventos diarios, vale decir, atraso en el inicio de la jornada, salida anticipada a colación, atraso en el retorno de colación y salida anticipada al término de la jornada diaria.
El exceso de jornada deberá ser reflejado en el sistema sin importar si las horas extraordinarias han sido o no pactadas previamente por escrito con el empleador. El reporte de que se trata siempre deberá contar con todas las columnas señaladas. Sin embargo, se aceptará que, en el caso de aquellas empresas en que no se exija la marcación de inicio o término de colación, dichas columnas no exhiban información.
En tal caso, las respectivas columnas exhibirán el siguiente texto "No aplica". El reporte señalará, al principio, el nombre completo, cédula nacional de identidad y tipo de servicio prestado por cada dependiente consultado, el cual lo habilitaría para trabajar domingos o festivos.
Además, el empleador en esta columna dejará constancia de cualquier otra circunstancia que considere relevante respecto de la respectiva inasistencia. En este informe sólo se deben indicar aquellos domingos o festivos en que efectivamente el trabajador haya laborado o debido hacerlo.
En tanto, si se trata de dependientes que no presten servicios en tales días por tener su jornada ordinaria distribuida de lunes a viernes, el reporte mostrará en pantalla una leyenda señalando "La jornada de este trabajador no incluye domingos o festivos".
El reporte señalará, al principio, el nombre completo y cédula nacional de identidad del respectivo trabajador y sólo contendrá las siguientes columnas para cada día del periodo consultado:.
En este informe sólo se deben indicar aquellos casos en que efectivamente haya habido una alteración o cambio de un turno.
En tanto, si no ha ocurrido dicha hipótesis, el reporte mostrará en pantalla una leyenda señalando "Sin cambios o modificaciones de turnos en el periodo consultado".
Parámetros de búsqueda. A fin de configurar los reportes requeridos, el sistema ofrecerá los siguientes filtros de búsqueda, en el orden que se indica a continuación:. a Búsqueda individual: El sistema deberá permitir la búsqueda de un trabajador introduciendo su nombre y apellidos o su número de cédula de identidad sin puntos y con guión.
b Búsqueda grupal: El sistema deberá permitir la búsqueda simultánea de dos o más trabajadores mediante la selección de sus nombres de un listado.
Para realizar la búsqueda, el sistema desplegará un listado en pantalla con los nombres de todos los trabajadores de la empresa ordenados alfabéticamente, permitiendo que sean seleccionados algunos o todos ellos.
Si la empresa tuviera más de 50 trabajadores, el sistema podrá ofrecer desplegar listas para selección múltiple de acuerdo con lo señalado en las letras e , f y g siguientes. c Periodo predeterminado: El sistema ofrecerá mostrar reportes predeterminados respecto de la última semana, quincena o mes, contados hacia atrás desde la fecha de la consulta.
d Rango de fechas: Además, el sistema deberá ofrecer la búsqueda personalizada mediante la selección de un rango de fechas a seleccionar por el usuario. El sistema deberá permitir retroceder hasta 5 años en el caso de aquellos trabajadores que tengan igual o mayor antigüedad.
e Turnos: El sistema deberá permitir la búsqueda simultánea de uno o más trabajadores mediante la selección de los respectivos turnos disponibles en la empresa, para lo cual se desplegará en pantalla con el listado de los señalados turnos, bastando seleccionar uno de ellos para que se despliegue el listado completo de los trabajadores afectos a ellos.
Si la empresa tuviera sucursales, establecimientos o faenas, el sistema ofrecerá la opción de mostrar en pantalla sólo la información de aquellos trabajadores afectos al turno requerido en el local, establecimiento o faena seleccionada.
En tal caso, el sistema desplegará un listado en pantalla con los nombres de todos los trabajadores afectos al turno respectivo, permitiendo que sean seleccionados individual o grupalmente.
f Local, establecimiento, faena o lugar de prestación de servicios: El sistema deberá permitir la búsqueda simultánea de uno o más trabajadores mediante su ubicación geográfica, permitiendo la selección de todos o algunos de ellos que presten servicios en un determinado local o faena.
En este caso, el sistema desplegará un listado en pantalla con los nombres de todos los trabajadores asignados al recinto respectivo, permitiendo que sean seleccionados individual o grupalmente. g Cargo o función: El sistema ofrecerá la opción de buscar por el cargo o función de uno o más trabajadores, para lo cual, al seleccionar esta opción, desplegará el listado de perfiles de la empresa permitiendo seleccionar uno o más de ellos, por ejemplo, "vendedores", "administrativos", "choferes", etc.
Este listado debe coincidir con la información disponible en el reglamento interno de orden, higiene y seguridad de la empleadora.
Reglas generales de los reportes: Los informes exigidos en el N°2. a Todos los reportes deben ser previsualizados en pantalla ofreciendo la opción de descarga o impresión. b Los reportes deben permitir ser exportados a planillas Excel, PDF y a formato Word, para su posterior análisis.
c Los reportes deben ser visualizados en una sola pantalla sin necesidad de correr la barra espaciadora. d Los reportes deben ser imprimibles y, en tal caso, deben caber automáticamente en una sola hoja, lo cual no obsta a que, por su extensión, puedan abarcar varias páginas, vale decir, las columnas deben siempre ajustarse a la página sin necesidad de configuración.
e A fin de ajustar el tamaño de los informes a las exigencias anteriores, tanto para la información ofrecida en pantalla como para su impresión, se deberá utilizar, cómo máximo, la fuente Arial N° f Los trabajadores deben tener libre acceso a todos los reportes señalados en el N°2.
g Lo señalado en el N°2. h Las plataformas que requieran utilizar abreviaturas o siglas deberán utilizar las que se indican a continuación para referirse a los ítems que se señalan:.
Las plataformas podrán contemplar otros conceptos, para lo cual deberán indicar la abreviatura o sigla respectiva en una glosa claramente visible en pantalla y, si corresponde, en los reportes. i Cuando se solicite un reporte que incluya información de varios trabajadores, el informe entregará la información ordenada por cada dependiente.
De este modo, el reporte informará el día o periodo de tiempo consultado para ese trabajador y al finalizar, pasará a la siguiente. Reportes semanales firmados: Los empleadores que opten por una plataforma digital no se encontrarán obligados a generar y mantener firmados los reportes señalados en el artículo 20 del Reglamento Nº de , del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
Mensaje de alerta de intentos de marcación: Los sistemas deberán registrar los intentos fallidos de marcación, aunque no se vinculen con un trabajador en particular, emitiendo al respectivo empleador un mensaje de alerta de la operación señalando día, hora y lugar del fallo generando, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema.
Las alertas serán enviadas electrónica y automáticamente al empleador, a fin de detectar fallas a nivel de software o hardware. Considerando que pueden generarse gran cantidad de correos electrónicos para el cumplimiento de la obligación establecida en el párrafo anterior, se permitirá que los sistemas agrupen las alertas y envíen un informe consolidado, dos veces al día a cada empleador, uno para el inicio y otro para el término de la jornada.
Registro de incidentes: Las plataformas deberán contar dentro de sus funcionalidades con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.
Control de acceso: Se podrá integrar un sistema de registro de asistencia con uno destinado al control de acceso a un recinto, incorporando, por ejemplo, torniquetes, siempre que dicho proceso se ajuste a las siguientes reglas copulativas:. a Que el sistema de control de asistencia haya sido previamente autorizado por la Dirección del Trabajo, es decir, que se haya verificado el cumplimiento de todas las condiciones exigidas en el cuerpo del presente informe.
b Que la integración de los torniquetes, o cualquier otro hardware a la plataforma, no afecte o altere las condiciones técnicas bajo las cuales el sistema de control de asistencia fue certificado y, posteriormente, autorizado por esta Dirección.
c Que la circunstancia señalada en el literal anterior sea respaldada por un informe, debidamente fechado y firmado por todos los intervinientes, el cual señalará los pasos de la implementación y cualquier antecedente que resulte relevante.
Dicha información deberá encontrarse disponible, en formato de papel o electrónico, en caso de ser requerido durante un proceso de fiscalización. Instalación local u On premise: No existe inconveniente en proceder a la implementación de los sistemas de control de asistencia en servidores propios de los empleadores, en la medida que se cumplan las siguientes condiciones copulativas:.
a Que el sistema haya sido previamente autorizado por la Dirección del Trabajo, es decir, que se haya verificado el cumplimiento de todas las condiciones exigidas en el cuerpo del presente informe.
b Que la instalación de los sistemas sea realizada por personal de la empresa que desarrolle o comercialice la plataforma, de manera tal que garantice que su utilización respetará las medidas de seguridad con que ha sido diseñada, certificada y autorizada por este Servicio.
c Que en el proceso de instalación participe personal de la entidad certificadora, a fin de garantizar que la implementación de la solución se ha realizado respetando los parámetros y condiciones exigidas en el presente informe.
A fin de acreditar el cumplimiento de las condiciones señaladas, el proceso de instalación local deberá ser respaldado por un informe, debidamente fechado y firmado por todos los intervinientes, el cual señalará los pasos de la implementación y cualquier antecedente que resulte relevante, por ejemplo, restricciones impuestas por el respectivo empleador a algunas de las características técnicas del sistema.
Base de datos: La información contenida en los comprobantes de marcaje deberá ser consistente con aquella contenida en las respectivas bases de datos. Las soluciones deberán encontrarse alojadas en infraestructura con sistemas operativos en versiones vigentes con soporte , y considerar una plataforma tecnológica que permita dar cuenta de un alto volumen de transacciones marcajes tanto para su procesamiento como para su almacenamiento.
Las bases de datos deberán estar protegidas con mecanismos que aseguren la disponibilidad del servicio de almacenamiento de información y de sus respaldos. En tal sentido se podrán implementar, por ejemplo, procesos de replicación en línea de los registros entre dos servidores de base de datos, en la medida que ellos se encuentren distantes unos de otros en, al menos, 5 kilómetros, pudiendo utilizar tecnologías basadas en nube pública privada.
Asimismo, los respaldos no podrán ser almacenamos en el mismo servidor en el que se registran los eventos del sistema. Las versiones de los productos que conforman la aplicación software de base de datos, sistemas operativos, dispositivos de marcaje, etc.
Los sistemas deberán remitir diariamente, y de manera automática, un reporte con el detalle de todas las acciones del periodo al respectivo empleador. Lo anterior, con el objeto de garantizar la disponibilidad de la información en caso de fiscalizaciones presenciales o por cambio del proveedor del servicio.
Si el reporte, atendida la cantidad de trabajadores, resultare demasiado extenso, se podrá fraccionar por oficinas, locales o faenas, pero manteniendo su carácter diario. El servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que, en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica.
Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post - registro. Geolocalización: Opcionalmente, los sistemas podrán contemplar una herramienta de posicionamiento global, por ejemplo, GPS o GMS, destinada a precisar la ubicación de los trabajadores al realizar una marcación.
El sistema de posicionamiento global podrá ser utilizado por el empleador para otras finalidades, siempre que no afecte la normal operación del sistema, y que se asegure que el software o componentes adicionales no generarán vulnerabilidades a su funcionalidad, tiempos de respuesta o seguridad.
La información que proporciona este dispositivo deberá transmitirse automáticamente a la plataforma centralizada, en conjunto con cada marcación efectuada. Los registros de posicionamiento deberán ser almacenados por 5 años, al igual que las marcaciones. A fin de mantener actualizada la normativa que rige las relaciones laborales, los sistemas de registro y control de asistencia electrónicos deberán considerar, en su desarrollo y utilización, los siguientes lineamientos jurídicos para ser asimilados a los mecanismos contemplados en el inciso 1° del artículo 33 del Código del Trabajo:.
Autodesarrollo por el empleador: No existe inconveniente jurídico para que un empleador pueda auto desarrollar un sistema propio de registro y control de asistencia digital, el cual, en todo caso, previo a su utilización o eventual comercialización a terceros, deberá ser sometido al proceso de certificación señalado en el N°4 del presente informe.
El empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica.
De este modo, el empleador será responsable por el correcto funcionamiento del sistema, por lo que cualquier desperfecto o falla que afecte, entorpezca o impida la realización, envío o fiscalización de los registros exigidos, será sancionado de acuerdo con la normativa vigente.
La responsabilidad del empleador se extenderá, también, a la disponibilidad de acceso a la plataforma de fiscalización, debiendo mantener la información actualizada y, además, deberá asegurar el acceso de los fiscalizadores a los reportes para llevar a cabo la función inspectiva de este Servicio.
Mecanismo no cumple con la regulación: A fin de evitar la indefensión de los trabajadores, si durante un proceso de fiscalización se detectare que el mecanismo utilizado por un empleador no se ajusta a la regulación vigente, de todas formas, se tomará en consideración la información entregada por el sistema, lo cual no obsta a la imposición de las sanciones administrativas que correspondan.
En forma previa a su utilización, todos los trabajadores afectos a un nuevo sistema de registro y control de asistencia digital deberán ser debidamente capacitados en su uso.
Firmas electrónicas. Cuando los trabajadores deban firmar electrónicamente algún documento o solicitud creado por el mismo sistema de registro y control de asistencia, por ejemplo, una solicitud de feriado o permiso, podrán hacerlo a través de firma electrónica simple, es decir, claves o password, biometría, etc.
Ahora bien, teniendo en consideración la importancia de dichas firmas electrónicas simples, su generación y administración siempre deberán ser entregadas a un tercero ajeno a la empleadora, vale decir, a una persona jurídica sin relación o comercial con aquella, función que puede ser asumida por el mismo prestador del servicio de control de asistencia.
La utilización de los sistemas y sus componentes no deberán incurrir en actos de discriminación respecto de aquellos trabajadores beneficiarios de las normas sobre inclusión laboral.
En virtud de lo señalado, todas las plataformas deberán contemplar, como mínimo, dos medios de enrolamiento y reconocimiento, por ejemplo, parámetros biométricos y claves o tarjetas de aproximación.
Reglamento interno. Todas las reglas, procedimientos, plazos, y normas relativas a la utilización y cuidado de los sistemas y sus componentes, entre otras regulaciones, a que se encuentren afectos los trabajadores deberán ser incorporadas en los respectivos reglamentos internos de orden, higiene y seguridad de las empresas.
En el caso de aquellas empleadoras que no están afectas a dicha obligación, las normas señaladas deberán constar en los contratos individuales de trabajo o sus anexos. Esta obligación rige, en iguales términos, para los procedimientos de cambios de clave, modificaciones de correos electrónicos, solicitudes de feriado, cuidado y uso de dispositivos, etc.
Ningún trabajador podrá ser sancionado por el uso incorrecto del sistema o sus componentes si tal conducta no ha sido recogida previamente en la normativa interna de la empresa y ha sido debidamente comunicada a los dependientes.
Correos electrónicos. Para la utilización de sistemas digitales de control de asistencia, resulta esencial contar con un correo electrónico privado del trabajador, el cual deberá ser provisto voluntariamente por este último en su contrato individual, o anexo de éste.
La exigencia de contar obligatoriamente con correos electrónicos privados radica en la necesidad de proteger la información de los trabajadores, proveyéndoles de un medio de almacenamiento al cual no debe tener acceso el empleador. La utilización de los correos electrónicos privados de los trabajadores se someterá a las siguientes reglas:.
a El correo debe encontrarse siempre bajo el control del trabajador, por lo cual, no se ajusta a la normativa contenida en el presente informe la utilización exclusiva de cuentas electrónicas corporativas, respecto de las cuales el empleador posee la facultad de eliminación o suspensión.
b Si un trabajador no quisiera entregar su cuenta de correo electrónico privado, el sistema podrá crearle una especial para estos efectos, pero siempre deberá corresponder a plataformas gratuitas y abiertas, tales como; Gmail, Yahoo! En este caso, una vez creado el nuevo correo, la primera acción del trabajador deberá consistir en realizar un cambio de clave, a partir de lo cual asumirá el control de la cuenta electrónica.
Finalmente, cabe señalar que siempre se estará a lo manifestado por el trabajador, por lo que, si posteriormente desea utilizar un e-mail personal aportado por él, será dicha cuenta electrónica la que se cargará al sistema. c Los trabajadores podrán entregar para la recepción de sus comprobantes correos electrónicos de terceros -familiares, por ejemplo-.
El empleador dará por cumplida su obligación con la incorporación de dichas cuentas en el sistema, no siendo responsable por los inconvenientes que los dependientes pudieran tener posteriormente para acceder a la información.
d Los trabajadores tendrán siempre el derecho de modificar su cuenta de correo electrónico privado en el sistema todas las veces que lo estimen pertinente, no ajustándose a la normativa contenida en el presente informe la imposición de trabas o procedimientos que inhiban tal facultad.
e Será responsabilidad del dependiente informar a su empleador de cualquier situación que le impida recibir los correos electrónicos del sistema, debiendo, si fuera necesario, modificar su cuenta.
Lo anterior, dice relación, por ejemplo, con la no recepción de correspondencia electrónica por haber superado la capacidad de almacenaje de la cuenta.
Para proceder de acuerdo con lo señalado en este apartado el trabajador deberá manifestar expresamente su consentimiento en orden a proveer y utilizar para este fin su correo electrónico privado, en su contrato individual o en un anexo de éste.
La obligación de registrar asistencia siempre debe ser cumplida a través de un acto voluntario y consciente del trabajador, sin importar el mecanismo de control que utilice el empleador.
De este modo, el trabajador deberá saber con antelación cuándo una acción suya generará una marcación en el sistema. Cuando los sistemas de registro de asistencia contemplen el uso de dispositivos móviles, como podría ser el caso de los smartphone, por ejemplo, siempre deberán ser portados por el trabajador o, si ello no es posible por el tipo de mecanismo, el equipo siempre deberá encontrarse disponible para realizar marcaciones.
Sin importar si el hardware que se utiliza para el proceso de identificación y marca del trabajador es fijo o portátil, la realización de las marcaciones nunca podrá quedar al mero arbitrio del empleador.
No se ajusta a la normativa vigente el bloqueo o cierre de los equipos en los cuales se registran las marcas, dado que ello impide que los registros reflejen la realidad de la acción.
Modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones: Con el objeto de asegurar que la información contenida en los sistemas sea fidedigna, los empleadores sólo podrán modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones en los siguientes casos:. a Modificación o reemplazo: El empleador podrá modificar o reemplazar una marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o reemplazar una inasistencia por una licencia médica un permiso otorgado con posterioridad a la ausencia.
b Agregar marcaciones: El empleador podrá también agregar marcaciones faltantes de entrada o salida, tanto individuales como colectivas derivadas, por ejemplo, de olvido de marcar por parte de los trabajadores, cortes de energía eléctrica, fallas del sistema, salidas anticipadas autorizadas, etc.
De este modo, la empresa podrá convalidar la omisión de uno o más marcajes incorporando una nueva marcación manual lo cual evitará, por ejemplo, eventuales descuentos en las remuneraciones o la imposición de amonestaciones.
Asimismo, se podrán completar las marcaciones de entrada o salida de todos los dependientes de la empresa o grupos de ellos, cuando el empleador haya convenido otorgar la mañana o la tarde libre.
c Corrección de errores: Los sistemas deberán permitir la corrección de errores derivados de problemas técnicos o equivocaciones de los trabajadores. Así, por ejemplo, el sistema permitirá subsanar problemas masivos derivados de cambios de hora local u otras fallas generales que afecten la hora real de las marcaciones.
Lo señalado también se aplicará para subsanar inconsistencias derivadas del uso inadecuado del sistema por parte de los trabajadores como ocurre, por ejemplo, cuando una persona marca en reiteradas oportunidades seguidas un inicio o término de actividad. En estos casos, el sistema permitirá eliminar las marcaciones repetidas manteniendo sólo la primera de ellas.
Procedimiento de modificación, reemplazo o agregado de marcaciones. Cuando el empleador realice alguna de las acciones señaladas en el N°3. b El sistema automáticamente envía un correo electrónico a la cuenta personal del trabajador o trabajadores, el cual contemplará, como mínimo, el detalle de la operación, incluyendo la fecha y hora exacta de la marcación original y del nuevo registro, además de una breve explicación del cambio.
c El dependiente tendrá 48 horas para oponerse a la medida, respondiendo también por correo electrónico. d Si transcurridas las 48 horas señaladas el trabajador no se hubiera opuesto a la modificación o nueva marcación, ésta se consolidará para los efectos del cálculo de la jornada, diario o semanal.
e Si dentro del lapso de 48 horas siguientes al envío del correo electrónico el dependiente se opusiera a la acción, se entenderá que rechaza la fórmula propuesta y la marca permanecerá en su estado original. f El mismo procedimiento se utilizará cuando no haya marcación de inicio o término de jornada.
En tal caso el sistema automáticamente rellenará la marcación faltante con la hora de entrada o salida pactada. g Si se detectare un atraso en el ingreso, una salida anticipada o sobretiempo al terminar la jornada, dicha circunstancia se informará al trabajador por correo electrónico, debiendo ser las partes las que acuerden la hora de la marca definitiva.
Las modificaciones, eliminaciones, reemplazos, correcciones o llenados de registros omitidos, así como también los correspondientes ingresos, salidas, ausencias o atrasos, siempre deberán quedar visibles en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar dicha acción y averiguar qué ocurrió.
Las acciones reguladas en los párrafos anteriores sólo podrán realizarse cuando su resultado final no cause perjuicio a los trabajadores. No se aceptarán comprobantes en soporte de papel para acreditar las modificaciones, reemplazos o llenado de marcaciones, pues ello importa la mantención de dos sistemas de registro de asistencia paralelos.
De acuerdo con la jurisprudencia administrativa de esta Dirección, los atrasos en que pueda incurrir un trabajador importan que durante dicho lapso el dependiente no ha prestado servicios a su empleador, por lo que, en principio, durante dicho lapso no tendría derecho a remuneración.
No obstante, la sola circunstancia de llegar atrasado a sus labores no necesariamente implica que las remuneraciones del dependiente deban ser rebajadas de manera automática, toda vez que para que ello sea procedente, se debe esperar el término de la semana laboral, dado que sólo en ese momento el empleador podrá saber si el dependiente ha cumplido con la jornada laboral pactada en el respectivo contrato.
En efecto, los sistemas de registro de asistencia deben sumar automáticamente el tiempo laborado en la semana respectiva a fin de permitir al empleador verificar si la cifra final es la convenida en el contrato, o, si por el contrario, es inferior a ella, caso en el cual el empleador se encontrará facultado para descontar de la remuneración del mes el lapso no laborado, esto es, el periodo que faltó para completar la jornada ordinaria convenida.
De este modo, los sistemas de asistencia no deberán ser programados para efectuar automáticamente descuentos diarios de remuneración sin esperar el término de la semana laboral.
Resulta procedente para los efectos de determinar la existencia de atrasos afectos a descuento que se compensen las horas no laboradas en una semana debido a atrasos e inasistencias, con las que se hubieren laborado en exceso sobre la jornada diaria dentro de la misma semana.
Tal compensación sólo es factible de realizar dentro de la respectiva semana, sin que sea posible compensar las horas no trabajadas en una semana con aquéllas que se laboran en exceso la semana siguiente.
Cálculo de atrasos y sobretiempo. Con el objeto de precisar los eventuales descuentos por tiempo no laborado o, por el contrario, los lapsos trabajados en exceso de la jornada ordinaria, los sistemas deberán calcular con precisión de hora, minuto y segundo de cada marcaje, restando las cantidades exactas sin aproximación, de acuerdo con la siguiente fórmula:.
b Este "valor diario" se multiplica por 28, para obtener lo devengado por el trabajador en las últimas cuatro semanas. c El producto de la multiplicación anterior se dividirá de acuerdo con una de las siguientes alternativas, según corresponda, para obtener el "valor hora":.
Si la jornada semanal no es de 45 horas, se dividirá por el número que resulta de multiplicar el número de horas de trabajo convenido semanalmente por 4. Alertas por falta de marcación: Sin perjuicio de lo señalado respecto del llenado de marcaciones faltantes, los sistemas deberán contemplar dos alertas automáticas relativas a la omisión de un registro de inicio o término de actividad:.
a Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad -jornada, colación, etc. b Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad, por ejemplo, jornada, colación, etc.
Si bien los sistemas deberán contemplar obligatoriamente las alertas señaladas en este número, y su configuración de fábrica las traerá habilitadas por defecto, su utilización por parte de los empleadores será opcional, debiendo existir la opción de deshabilitarlas.
Flexibilidad horaria: Respecto de la posibilidad de establecer un sistema de flexibilidad horaria, mediante el cual el trabajador pueda elegir el momento de inicio de la jornada dentro de una franja de tiempo, ajustándose automáticamente el momento de salida según la hora efectiva de ingreso, este Servicio ha señalado que no existe inconveniente para ello en la medida que se respeten los límites para la jornada diaria que nuestra legislación establece.
Lo anterior, debe entenderse sin perjuicio de la obligación del empleador de incorporar la fórmula que materializa el sistema de flexibilidad al reglamento interno de orden, higiene y seguridad de la empresa, dado que se trata de una regulación que concierne a todos los dependientes o grupos de ellos.
Respecto de lo señalado, revestirá suma importancia la intensidad del medio de control, no resultando ajustados a derecho los sistemas que permitan una vigilancia permanente de los trabajadores, pues, por su naturaleza, las plataformas únicamente deben registrar y controlar asistencia, y horas de trabajo y descansos.
Pacto de horas extraordinarias: En caso de existir necesidades temporales, los sistemas deberán permitir generar un documento electrónico mediante el cual las partes pacten la realización de horas extraordinarias, previo cumplimiento de los requisitos que exige la ley para tal efecto.
En el caso de utilizar el pacto señalado, se seguirán las siguientes reglas:. a Una vez completado el documento por el empleador, el sistema lo enviará automáticamente al trabajador a su correo personal registrado en la plataforma.
b El trabajador podrá aceptar o rechazar la propuesta, respondiendo directamente al correo electrónico recibido o a un enlace contenido en él. c Si el trabajador aceptare la propuesta, automáticamente se generará un símbolo destacado en la jornada del día respectivo.
Domicilio comercial de empresas proveedoras de los sistemas: Las empresas que presten el servicio de un sistema de registro y control de asistencia deberán considerar, a lo menos, la existencia de un domicilio comercial en Chile o un correo electrónico, a fin de poder ser contactados por esta Dirección.
Situación de los trabajadores con feriado, en reposo por licencia médica, permisos y otros: No se considera ajustado a la normativa vigente que los sistemas bloqueen la posibilidad de realizar marcaciones de trabajadores que se encuentren haciendo uso de su feriado legal, en reposo por licencias médicas, permisos, etc.
Si un trabajador que se encuentre en alguna de las situaciones señaladas en el párrafo anterior realiza una marcación en el sistema, ella podrá ser regularizada de acuerdo con lo indicado en el N°3. Datos personales. En el caso de que los sistemas requieran contar con ciertos datos personales o sensibles de los trabajadores para su enrolamiento o realizar marcaciones, se deberán seguir las siguientes reglas:.
a En caso de que para el enrolamiento o identificación de un trabajador se requiera de un dato personal no contemplado en el artículo 10 del Código del Trabajo, como la huella digital o número de teléfono personal, el dependiente deberá previamente manifestar su conformidad por escrito en el contrato individual o anexo de este.
b A fin de dar cumplimiento al principio de finalidad en el tratamiento de los datos personales, el documento en que se plasme el consentimiento del trabajador deberá dejar expresa constancia del objetivo de la solicitud, así como la modalidad de uso de aquellos. c Los datos personales recolectados por el sistema, que no sean aquellos que señala el citado artículo 10 del Código del Trabajo, deberán ser destruidos en un plazo no inferior a 90 días ni posterior a , contados desde la renuncia o despido del trabajador.
Lo mismo ocurrirá frente al cambio de proveedor del sistema cuando los datos no puedan ser migrados. Los términos señalados permitirán la mantención temporal de los datos que pudieren ser requeridos judicialmente si el trabajador ejerciere acciones legales contra su empleadora.
d Durante la vigencia de la relación laboral, los trabajadores podrán en cualquier momento requerir la eliminación de sus datos personales de la base de datos del sistema, siempre que no se trate de aquellos contenidos en el artículo 10 del Código del Trabajo.
e Los empleadores serán responsables del cumplimiento de las reglas señaladas en este número, y, en general, respecto de la normativa vigente sobre tratamiento de datos personales.
Compatibilidad con otros sistemas de control de asistencia: Cada empleador debe llevar un solo tipo de sistema de registro y control de asistencia, es decir, un mecanismo único para todos los dependientes, el cual puede ser digital o en soporte de papel.
a Trabajadores que se encuentren afectos obligatoriamente a un sistema especial de registro y control de asistencia, por ejemplo, los choferes y auxiliares de vehículos de transporte interurbano de pasajeros.
b Trabajadores que no acepten entregar los datos personales exigidos para el funcionamiento del sistema, como su número de teléfono móvil o la huella digital, o que hayan solicitado la eliminación de sus datos personales de la plataforma.
En este caso, y sólo respecto de dichos trabajadores, la empresa podrá utilizar un medio alternativo, por ejemplo, un libro en formato de papel. Las circunstancias señaladas en la letra b precedente deberán ser acreditadas documentalmente en el caso de ser requerido por los funcionarios de este Servicio.
Si los trabajadores se encontraren sometidos a diferentes controles físicos y digitales durante su jornada laboral, torniquetes de acceso a un recinto, por ejemplo, sólo uno de ellos puede entregar información válida para el registro y control de asistencia y las horas de trabajo.
Derecho de elección del sistema. Dado que llevar correctamente un sistema de registro y control de asistencia constituye una obligación legal de los empleadores, establecida en el inciso 1° del artículo 33 del Código del Trabajo, se les reconoce, a su vez, el derecho de elegir el tipo de mecanismo que emplearán teniendo los dependientes, en contrapartida, la obligación de utilizar la plataforma escogida por la empresa.
Lo anterior, debe entenderse sin perjuicio de las prevenciones realizadas respecto del tratamiento de datos personales. Teléfonos móviles. La utilización de equipos de telefonía celular como parte de un sistema de registro y control de asistencia se regirá por las siguientes reglas:.
Teléfonos móviles entregados por el empleador. Las empresas podrán entregar equipos telefónicos como medios de identificación para realizar las marcaciones pertinentes. En tal caso, cabe tener presente las siguientes consideraciones:. a La empleadora deberá asumir todos los costos derivados de la utilización de los equipos, incluyendo, por ejemplo, el plan de datos, recambio de accesorios, servicio técnico, reposición del teléfono, etc.
En consecuencia, si el plan de datos provisto por la empleadora no alcanzare a cubrir el periodo semanal, quincenal o mensual acordado, el trabajador no se encontrará obligado a realizar marcaciones hasta que el señalado plan sea recargado.
b Los trabajadores deberán utilizar los equipos de acuerdo con las reglas técnicas informadas en las capacitaciones recibidas, y, asimismo, cuidar los teléfonos según las indicaciones contempladas en el reglamento interno de la empresa.
Teléfonos móviles personales de los trabajadores. La utilización de equipos personales de los dependientes se ajustará a lo siguiente:. a Los trabajadores deben consentir por escrito en utilizar equipos propios para el desarrollo de sus funciones.
El acuerdo deberá ser incorporado al contrato individual o un anexo de éste. b Las partes de la relación laboral son libres de concordar las condiciones que estimen pertinentes para el uso de equipos personales.
c Sin perjuicio de lo señalado, la empleadora siempre deberá asumir todos los costos derivados de la utilización de los equipos incluyendo, por ejemplo, el plan de datos, servicio técnico, seguros, accesorios y los demás que las partes pudieren acordar.
El pago de las sumas acordadas por las partes para la utilización del sistema de registro y control de asistencia podrá realizarse de dos formas:. ii Pagando el empleador directamente a los trabajadores la suma total convenida, junto a su remuneración mensual.
En este caso, los trabajadores se encontrarán obligados a destinar las sumas recibidas exclusivamente para los fines acordados. Ahora bien, si la suma pagada por la empleadora para cubrir el plan de datos requerido no alcanzare a cubrir el periodo semanal, quincenal o mensual acordado, el trabajador no se encontrará obligado a realizar marcaciones hasta que el señalado plan sea nuevamente pagado.
Los trabajadores tampoco serán responsables de los inconvenientes que se produzcan por la falta de pago o pagos insuficientes del empleador respecto de las sumas asociadas, por ejemplo, a seguros, compra o reposición de accesorios, servicios técnicos o pago de licencias de software.
d Las aplicaciones que se deban instalar en los teléfonos no deberán requerir más permisos que los estrictamente necesarios para la utilización del sistema de control de asistencia y horas de trabajo. De este modo, no se considerará ajustado a Derecho, por ejemplo, requerir acceso al material fotográfico, correo electrónico o redes sociales del dependiente, encontrándose, en general, vedado al empleador el acceso a toda la información privada del aquel.
e Las partes podrán pactar la forma en que el trabajador registrará inicio o término de una actividad, por ejemplo, mediante una clave, uso de huella digital o el envío de una fotografía del lugar de prestación de servicios. f Si los trabajadores así lo acordaren expresamente, podrán obligarse a mantener sus teléfonos celulares con batería suficiente para realizar las marcaciones exigidas.
g Si las exigencias técnicas del sistema exigieran de un equipo de características diferentes al del trabajador, el empleador deberá subvenir los gastos que pudiera generar un cambio del teléfono. Todo lo señalado en el presente informe y, particularmente, lo indicado en el N°3.
Atendido el desarrollo de los sistemas informáticos actuales, debe concluirse que la sola circunstancia de prestar servicios fuera del local o establecimiento del empleador no constituye, por sí mismo, un obstáculo para controlar la asistencia y horas de trabajo de un dependiente, siempre que el trabajador se encuentre sujeto al cumplimiento de una jornada laboral.
De este modo, cuando los sistemas incluyan la geolocalización de los trabajadores se seguirán las siguientes reglas:. a Las aplicaciones podrán solicitar dentro de sus permisos el acceso a la ubicación geográfica del trabajador.
b Dada la finalidad de los sistemas, es decir, controlar asistencia y horas de trabajo, no se ajustará a Derecho exigir que el GPS se encuentre encendido durante toda la jornada, por cuanto ello transformaría a las plataformas en medios de vigilancia, lo cual excede su naturaleza jurídica.
i El GPS sea incorporado a una maquinaria o medio de transporte y se justifique por la seguridad de las personas, por ejemplo, en las naves o aeronaves, o por razones de seguridad de los trabajadores, como ocurriría con los vehículos de transporte de valores.
c No se ajustará a la normativa contenida en el presente informe el bloqueo de las aplicaciones cuando se detecte que el trabajador, al realizar la marcación respectiva, se encuentra apartado del lugar convenido para ello. d Las aplicaciones que se instalen en los equipos podrán, sólo mientras se realiza la marcación, bloquear otras aplicaciones telefónicas que interfieran o afecten la fidelidad de la geolocalización.
Aplicaciones de mensajería instantánea. Los sistemas sólo podrán utilizar aplicaciones de mensajería instantánea, de acuerdo con los siguientes criterios:. a Las aplicaciones deben formar parte integral del sistema, por lo que deben ser objeto del proceso de certificación y posterior autorización de este Servicio.
b Las respectivas aplicaciones no se encontrarán destinadas a realizar marcaciones de inicio o término de una actividad, sino, por ejemplo, a informar de un problema del sistema o recibir instrucciones relacionadas con la jornada o turno.
c La utilización de aplicaciones de mensajería instantánea no reemplazará al correo electrónico personal de los trabajadores. Lo señalado en este numeral no obsta al derecho de las partes para acordar la utilización de aplicaciones de mensajería instantánea para otros fines.
Trabajo a distancia. Los trabajadores que presten servicios a distancia y los teletrabajadores podrán encontrarse sujetos a un sistema de registro y control de asistencia, el cual, además de los requisitos contenidos en el presente informe, deberá cumplir las condiciones que a continuación se indican:.
a Contemplar una alerta relacionada con el derecho de desconexión del dependiente. En efecto, una vez cargadas las jornadas y tomando como punto de partida la marcación de inicio de jornada, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico a las partes informando que restan 30 minutos para el inicio del derecho a desconexión.
b Los medios utilizados para el control de la jornada no podrán considerar herramientas que vulneren los derechos fundamentales de los trabajadores o los sometan a un estrés innecesario. Por lo tanto, no se considerará ajustado a Derecho que se imponga a los dependientes, por ejemplo, la obligación de mantener encendida la cámara web de un computador o el sistema de audio durante toda su jornada.
c Sin perjuicio de lo señalado, si se ajustará a la normativa vigente que las marcaciones se realicen, por ejemplo, mediante una clave, mensaje de voz, biometría o reconocimiento de una imagen. d Las plataformas podrán utilizar también sistemas de geolocalización, pero sólo para la realización de la respectiva marcación.
e Si el trabajador tuviera una jornada mixta, es decir, si ha pactado una combinación de tiempos de trabajo de forma presencial en establecimientos, instalaciones o faenas de la empresa con tiempos de trabajo fuera de ella, el sistema automáticamente calculará los límites establecidos en la legislación vigente para la jornada diaria y semanal.
Certificación: Los sistemas de registro y control de asistencia deberán ser analizados y revisados en forma íntegra por una persona jurídica antes de su comercialización o implementación.
La institución que realice el análisis deberá ser jurídicamente independiente de la empresa u organismo que desea comercializar o utilizar la plataforma, vale decir, no podrá ser matriz, filial, empresa coligada, relacionada, ni tener interés directo o indirecto, participación o relación societaria de ningún tipo, con la compañía que importará, comercializará o utilizará el sistema.
El proceso de certificación deberá incluir la revisión, a nivel de software y hardware, de todos los aspectos jurídicos, técnicos, funcionales, de seguridad, inviolabilidad, etc.
Situaciones rutinarias como esperar una cola en el supermercado, que internet se caiga unos minutos, un atasco a la hora de ir a trabajar, nos hace entrar en cólera y sentir una gran incomodidad acompañada de rábida y estrés.
Es verdad que nuestro día a día está lleno de obligaciones y responsabilidades y que necesitaríamos a veces más hora para poder llegar a hacer todo, pero ¿igual nos estamos pasando un poquito no? Pues como su nombre indica es exactamente eso, la recompensa instantánea, obtener un beneficio, placer o recompensa inmediato.
En un famoso experimento se tomaron a niños entre 3 y 5 años de edad. En el proceso se les situó, uno por uno, dentro de una habitación donde había sobre una mesa, una galleta, una nube o marshmallow, nombre, el experimento o un pretzel.
Se le daban dos opciones; comerse en el momento una de las chucherías, pero también podían escoger esperar durante 15 minutos y poder comerse otra más. En estudios posteriores se vio que los niños que mostraron capacidad para controlar sus impulsos demostraron haber tenido muchos menos problemas de conducta durante la adolescencia, tenían una autoestima más alta y mejores relaciones personales.
Incluso obtuvieron mejores notas en sus exámenes de acceso a la universidad que los niños que no lograron esperar. Como adultos, estos niños tuvieron menor tendencia a divorciarse, ocuparon mejores puestos y con mayor sueldo y en general, un mejor estado de salud.
Por contra, los que no pudieron esperar, desarrollaron comportamientos disfuncionale s como el abandono temprano del colegio hasta el abuso de sustancias, pasando por embarazos no deseados, condenas por crímenes, agresividad, problemas financieros y sobrepeso.
Como decía antes, vivimos en una sociedad donde el entretenimiento, la comida, el sexo, viajes, el ocio son cuestión de segundos, minutos o pocas horas.
Cosas que antes tardaban días y que requerían de esfuerzo y disciplina, ahora las tenemos de forma instantánea y sin esfuerzo. Esa inmediatez es adictiva. Podríamos pensar que nadie retrasaría tener algo que quiere, algo que desea, o que incluso cree que necesita.
Y ahí está el problema, porque la gratificación instantánea nos evita sentir y saber gestionar la frustración, además de generar adicción.
La gratificación puede ser, por un lado, inmediata en el caso de que se produzca de forma instantánea. Por otro lado, existen gratificaciones Missing La Dirección de Administración de Riesgos será el área responsable de registrar los movimientos en el sistema SIA así como la emisión de la
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